الأصل في كلمة معرفة 

اشتقاقها من الفعل ( عرف )، ومعرفة الشيء إدراكه بحاسة من الحواس (القاموس المحيط، ص595)

وقد عرفها قاموس ( ويبستر ) على أنها: الفهم الواضح والمؤكد لأحد الأشياء، الفهم، التعليم، كل ما يدركه أو يستوعبه العقل، خبرة علمية، مهارة، اعتياد، اختصاص وإدراك، معلومات منظمة تطبق على حل مشكلة ما (ويبستر، ص469).

أما الصباغ (2003م، ص6) فيعرفها على أنها " مصطلح يستخدم لوصف فهم أي منا للحقيقة ". ويمكن وصف المعرفة على أنها " مجموعة من النماذج التي تصف خصائص متعددة وسلوكيات ضمن نطاق محدد ". ويمكن للمعرفة أن تسجل في أدمغة الأفراد أو يتم خزنها في وثائق المجتمع ( أو المنظمة ) ومنتجاته وممتلكاته ونظمه، وعملياته.

لهذا فالتعريف الإجرائي للمعرفة هو أن المعرفة عبارة عن مزيج من الخبرات والمهارات والقدرات والمعلومات المتراكمة لدى العاملين ولدى المنظمة التي تهدي الأفعال.

مفهوم إدارة المعرفة 

تعبر إدارة المعرفة عن العمليات التي تساعد المنظمات على توليد والحصول على المعرفة، اختيارها، تنظيمها، استخدامها، نشرها، وتحويل المعلومات الهامة والخبرات التي تمتلكها المنظمة والتي تعتبر ضرورية للأنشطة الإدارية المختلفة كاتخاذ القرارات، حل المشكلات، التعلم، والتخطيط الاستراتيجي. 

ويعرف (فيرسبج  Verespej،  199، ص 20) إدارة المعرفة بأنها إيجاد الطريقة التي تسهل عملية الحصول على حكمة ومعارف العاملين في المؤسسة ومن ثم وضعها تحت تصرف الجميع.

ويعرف كل من (فيرنلي و هوردر Fearnley & Horder ،1997م، ص25) إدارة المعرفة بأنها استخدام المعرفة والخبرات والكفايات الجمعية المتاحة داخليا وخارجيا أمام المنظمة متى وكلما تطلب الأمر ذلك.

ويقصد بإدارة المعرفة في هذه المبادرة: العمليات النظامية التي تساعد المؤسسات التربوية على توليد وإيجاد المعرفة واختبارها، وتنظيمها، واستخدامها، ونشرها، وإتاحتها لجميع منسوبي المنظمة والمستفيدين من خارجها.